2019公司档案管理制度范文语文

发布时间:2021-06-18 17:01:39

公司档案管理制度范文 一、总则 1、为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高 档案管理水*,有效地保护及利用档案,为公司发展服务, 特制定本制度。 2、公司档案,是指公司从事经营、管理以及其他各项活动 直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不 同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。 3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公 文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变 动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚, 不得擅自带走或销毁。 二、文件材料的收集管理 1、公司指定专人负责文件材料的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经 理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件 材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由 行政部收集。 三、归档范围 1、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、 典型发言、会议记录等。 第1页 2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会 议记录、统计报表及简报。 4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、 录音、录像等。 四、归档要求 1、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保 持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。 2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐 全完整。 3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印 件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起, 不得分开,文电应合一归档。 4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结 放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕 年。 5、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文 件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在 前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形 第2页 成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排 列。 6、案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清 晰。 五、档案管理人员职责 1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档 等工作。 2、按照归档范围、要求,将文件材*词惫榈怠 3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案 的完整与安全。 六、档案的利用 1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写 《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文 档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经 理签字批准。 2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人 员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报 告,报总经理处理。 3、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必 须及时汇报,追求责任。 4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等; 不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批 第3页 准才能摘抄或复制。 5、必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划 线或作记号等。 6、不准转借,必须专人专用。 7、用*词惫榛梗缧柩映そ柙氖奔洌匦胪ㄖ蛋腹芾 人员另行办理续借手续。 七、本制度即日起开始执行。 第4页

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