公司员工档案管理制度范本模板

发布时间:2021-06-18 15:14:48

______________________________________________________ 有限公司 公 司 员 工 档 案 管 理 制 度 ___________________________ 年 ___________________________ 月 1 一、目的 为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理,有效的保守机密;同时为了维护人 事档案的完整,防止材料损坏,便于高效、有序的利用档案资料,特制定本管理 办法。 二、档案管理内容 1、员工入职档案:个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及 待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、 各类合同及协议。 2、员工培训档案:培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工 外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件) 、员工培训统计表。 3、绩效管理档案:将员工绩效考核相关资*丛鹿槔嗾怼 4、员工离职档案:员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系,死亡等情 形。 三、档案相关规定 1、基础管理 1.1 原则:分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。 1.2 员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、 有效性进行核查, 如有虚假, 可不予录用和解聘处理。 1.3 对人事档案按入职时间分类归档,按在职人员、离职人员进行整理,并及时 登记于《入职员工人事档案登记》 (见附件一) 《离职员工人事档案登记》 (见附 件二) ,并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号,人事档案原 则上是永久保存。 1.4 当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术 职称变动、婚姻情况变动等) ,应及时将相关资料复印件交人力资源部归档,原 件当场查验。 1.5 调动和录用入公司的员工,应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前, 对调入或新建立的档案都应登记。 1.6 对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案 的完整性,归档的材料必须认真鉴别,保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。 材料须经审批盖章和本人签字的,应在盖章、签字后归档。 2 1.7 员工离职档案每月清查,另外存档,档案保存原则上三年后方可销毁(高管 及核心人员保留该员工离岗 8 年止) 。 1.8 人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。 1.9 档案应分类编号存放,一个员工一个编号,防止重名重姓员工档案交叉,制 电子目录,以便查阅。 2、档案的查、借阅 2.1 档案分为保密与非保密, 保密档案禁止查阅, 只能在档案室阅览, 不得外借; 非保密级档案因工作需要查阅,须填写《查、借阅人事档案单》 (附件三) ,经过 行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。 2.2 任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案,下级员工不得查、借阅上级员 工的人事档案。 2.3 公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。 2.4 所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部(除特殊情况可 延长) ,对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司 档案管理的相关规定处理。 2.5 人力资源部做好查、借阅登记,并在《人事档案借阅登记本》签字登记(附 件三) 。 3、查、借阅档案注意事项 3.1 不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。 3.2 不得擅自复印、拍摄档案内容,如有工作需要从档案中取证须经行政人力资 源部经理同意。 3.3 查阅者不得擅自泄露档案内容,违反者视情节严重,予以惩处。 4、档案的销毁 4.1 公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。 4.2 某些档案到了销毁期时,由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登 记》 (附表五) ,经行政人力资源部经理批准后销毁。 4.3 经批准销毁的人事档案,人力资源部须认真核对,将批准的《公司员工人事 档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档,登记表永久保存。 四、制定、修订、废除与实施 本管理办法经行政人力资源部经理批准后, 由人力资源部实施, 修订和废止亦同。 3 人力资源部 年 月 日 4

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